Ihre flexible Dokumenten Management Software (DMS)

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Mit DMS Software Dokumente organisieren, revisionssicher archivieren und Risiken minimieren

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, die wachsende Dokumentenflut bestmöglich zu beherrschen und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen der revisionssicheren Archivierung zu erfüllen. Durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software sind Sie in der Lage, diese Anforderungen durchgängig zu erfüllen. Darüber hinaus optimieren Sie Ihre Prozesse mittels intelligenter, (teil-)automatisierter Dokumentenzuordnungen, z.B. zu Vorgängen oder Adressen.

Enterprise Content Management, kurz ECM, wird häufig als Synonym für Dokumentenmanagement verwendet. Aus Sicht von GSD ist dies nur teilweise richtig, denn bei ECM steht nicht „nur“ das Verwalten der Dokumente im Fokus. Es beschreibt neben dem Management von Dokumenten im Unternehmen auch den Umgang mit sämtlichen anderen Inhalts-Objekten, also neben Dokumenten im engeren Sinn etwa auch Adressen, Vorgängen oder Projekten.

Zeit und Kosten sparen

Dokumente clever organisieren

Rechtliche Risiken minimieren

Prozesse durchgängig optimieren

Transparenz in den Abläufen gewinnen

Dokumente einfach wiederfinden

Dokumenteneingangsprozess mit DMS Software

Erstellung
oder Scan

Digitalisierung
Scan

Erkennung
(OCR)

Zuordnung

Workflow
Steuerung

Archivierung

Dokumente direkt in der DMS Software erstellen

Dateien und Dokumente werden in der GSD Dokumentenmanagement Software einfach per Knopfdruck erstellt. Über einen Auswahldialog können Sie Ihren gewünschten Dateityp auswählen.

Alle Dokumente erstellen Sie direkt in der Oberfläche. Individuelle Vorlagen helfen Ihnen dabei, um unkompliziert und schnell, verschiedene Dokumententypen (Angebote, Briefe, Dokumentationen, etc.) zu erstellen. Jeder Mitarbeiter arbeitet somit gemäß den Vorgaben Ihres Corporate Designs.

Bereits bei der Erstellung eines Dokumentes kann es Adressen, Ansprechpartnern, Projekten oder Vorgängen zugeordnet werden. Dadurch sind sämtliche Dokumente in Ihrer Datenbank immer an der richtigen Stelle des DMS Systems auffindbar.

Übersichtliche Ordner- und Vorgangsstrukturen definieren

Dokumente können je nach Verwendungszweck in einer individuellen Ordnerstruktur abgelegt werden – in globalen oder privaten Ordnern. Die Besonderheit: Alle Dateien befinden sich nur ein einziges Mal in der Datenbank, sind aber durch Verlinkungen an verschiedenen Orten im System auffindbar. Somit greifen Sie an jeder Stelle Ihres DMS auf die aktuellsten Dokumentenversionen zu. Es existieren keine Dubletten. Auf diese Weise wird Ihre Datenbankgröße so gering wie möglich gehalten.

Gemäß aktueller DSGVO-Richtlinien besitzt die GSD Dokumentenmanagement Software ein umfassendes Rechte- und Sicherheits-Management. Sie können individuell festlegen, welche globalen Ordner, Vorgänge und Dokumente nur von einzelnen Benutzern oder speziellen Benutzergruppen eingesehen werden dürfen.

In privaten Ordnern können Nutzer Ihre persönlichen Dokumente sammeln und Favoriten anlegen. In globalen Ordnern können alle Dokumente gesammelt werden, die für mehr als nur einen Nutzer relevant sind. Keine Dateien werden auf lokalen Rechnern oder ungesichert auf File Servern gespeichert. Bei kurzfristigen Ausfällen von Mitarbeitern, sind folglich alle wichtigen Dokumente jederzeit über das System auffindbar.

Die Flexibilität, die uns die GSD Komplettlösung bietet, um auf interne Prozesse unseres Unternehmens eingehen zu können, ist einzigartig“

Annemarie Elison, HBS Bolzenschweiss-Systeme GmbH & Co. KG

Dokumente bearbeiten und intern weiterleiten

Über eine Dokumentenvorschau können Nutzer Dokumente einsehen, ohne diese extra zu öffnen. Dokumente können an verschiedenen Stellen des Systems bearbeitet werden. Die Verlinkungen sorgen dafür, dass Sie immer mit der aktuellsten Version arbeiten.

Per Knopfdruck können Sie Dokumente bequem per Anmerkung an andere Nutzer weiterleiten – interne E-Mails entfallen vollständig. Zusätzlich ist über die Anmerkungshistorie ersichtlich, welche Bearbeitungsschritte bereits von welchem Benutzer am Dokument durchgeführt wurden. Sie vermeiden doppelte Arbeitsschritte und schaffen enorme Transparenz für alle Beteiligten.

Individuelle Freigabeprozesse und Workflows festlegen

Sie können individuell bestimmen, welche Dokumente einen Freigabeprozess durchlaufen sollen. Hierbei definieren Sie Ihre Freigabeprozesse vollkommen individuell: Freigabezeitraum, Freigabestufen oder die verantwortlichen Prüfer sind nur einige der möglichen Kriterien, die Sie in der GSD Dokumentenmanagement Software bestimmen können. Ausführlichere Informationen zu Freigabeprozessen und Workflow-Steuerung finden Sie bei unserem Rechnungseingangs-Workflow.

Revisionssichere Archivierung mit DMS Software

Die Dokumentenmanagement Lösung von GSD Software® verfügt über ausgereifte Archivierungsfunktionalitäten. Alle Dateien und Dokumente werden revisionssicher archiviert und können jederzeit einfach und schnell wiedergefunden werden.

Hierzu stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Volltextsuche, Ordnerstrukturen, Adressen, Projekte oder Meta-Tags sind einige davon.

Den Archivierungszeitpunkt können Sie individuell bestimmen. Sie entscheiden, ob Dokumente bereits nach der Erstellung archiviert werden oder erst nach dem Druck oder Versand.

Dokumente direkt über das DMS exportieren und versenden

Die GSD Lösung für Dokumentenmanagement besitzt einen integrierten Mailserver. Dieser ermöglicht den direkten Versand von E-Mails direkt aus der Oberfläche. E-Mails können, analog zu anderen Dokumenten, bereits bei der Erstellung zu diversen Objekten (Adressen, Vorgänge, usw.) im System zugeordnet werden.

Die vollständige Korrespondenz ist lückenlos archiviert und an den passenden Stellen, z.B. in Projekten, Adressen oder Vorgängen, auffindbar. Enorme Transparenz und Nachvollziehbarkeit der externen Unternehmenskommunikation sind das Ergebnis. Auch eingehende E-Mails können automatisiert erfasst, zugeordnet und an verantwortliche Mitarbeiter verteilt werden.

Viele weitere Funktionen und Prozesse können mit Hilfe der eigenen Entwicklungsumgebung individuell abgebildet werden. Gerne besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen – kostenlos und unverbindlich.