Ihr effizienter Rechnungseingang-Workflow von GSD für die Strukturierung von Durchlauf-Prozessen

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Der GSD Rechnungseingangs-Workflow ist Ihre sichere Lösung für die automatisierte Erfassung, Prüfung und Verteilung von Eingangsrechnungen

Mit dem GSD Rechnungseingangs-Workflow verringern Sie Ihren Aufwand bei der Erfassung und Verteilung eingehender Belege auf ein Minimum. Eingangsrechnungen lassen sich automatisiert oder manuell u.a. zugehörigen Adressen, Bestellungen und Artikeln zuordnen.

Durch die integrierte Workflow-Funktionalität definieren Sie Standardabläufe bei Ihrem Rechnungseingangsprozess und erledigen Routineaufgaben somit deutlich schneller.

Die durchgängigen Funktionen für die Rechnungserfassung, regelbasierte Formulare, die Belegerkennung und -verarbeitung sowie die regelbasierte Prozesssteuerung erleichtern Ihren Arbeitstag und helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesssicherheit beim Rechnungseingang zu erhöhen.

Rechnungen automatisch erfassen,
bearbeiten und archivieren
Durchlauf-Prozesse automatisieren und strukturieren
Manuellen Aufwand reduzieren
Papierbedarf minimieren
Kosten nachhaltig senken

Rechnungseingangs-Workflow

Rechnungs­eingang
Digitalisierung
Scan
Erkennung
(OCR)
Zuordnung
Workflow
Steuerung
Archivierung

Rechnungseingang und -erfassung

Rechnungen können auf verschiedenen Wegen in Ihrem Unternehmen eintreffen. Während postalische Rechnungen digitalisiert (eingescannt) werden müssen, können elektronisch eingehende Rechnungen direkt vom System erkannt und bearbeitet werden.

Der GSD Rechnungseingangs Workflow kann eingehende elektronische Rechnungen anhand verschiedener Merkmale erkennen. Eine Erkennung kann auf Basis der Betreffzeile oder Eingangsadresse einer E-Mail erfolgen (z.B. „invoice@”).

Werden mehrere Eingangsrechnungen per Stapel-Scan direkt nacheinander eingelesen, können diese, anhand vorgegebener Trenn-Kennzeichen, automatisch in die einzelnen Belege zerlegt werden.

Rechnungseingang und -erfassung

Belegerkennung und Verarbeitung

Anhand von Merkmalen der Rechnungen können die Dokumente zu bestehenden Lieferantenadressen zugeordnet werden. Wiederkehrende Lieferanten verwenden in der Regel Rechnungen im gleichen Format. Für diesen Fall lassen sich im System, zur Erhöhung der Erkennungsqualität, Texterkennungsformulare für einzelne Lieferanten anlegen.

Auf Basis dieser Vorlagen ist die OCR (automatische Texterkennung) in der Lage, Informationen und Positionen aus Rechnungen auszulesen.

Das System ist ebenfalls in der Lage, vollkommen automatisiert Bestellbelege und Rechnungen zu vergleichen, um Diskrepanzen bei Positionen (z.B. Bestellmenge) sofort zu erkennen.

Belegerkennung und Verarbeitung

Wir konnten viele einzelne Softwareprodukte zu einer integrierten Lösung vereinen. Die enorme Flexibilität ermöglicht es uns, unsere internen Abläufe vollständig abzubilden.“

Martin Rebhan, Geschäftsführer Horst Scholz GmbH

Freigabeprozess im Rechnungseingangs Workflow

Jede erfasste Rechnung kann in einem globalen Rechnungsordner gesammelt oder dem verantwortlichen Mitarbeiter in den Eingangsordner gesendet werden. Über Rechte und Sicherheiten wird festgelegt, welche Mitarbeiter überhaupt Rechnungen oder Ordner einsehen dürfen.

Verantwortliche Mitarbeiter werden direkt aus dem Dokument ausgelesen oder sind zentral in der Lieferantenadresse hinterlegt. Somit wird festgelegt, welcher Mitarbeiter den Freigabeprozess initiieren darf.

Der Freigabeprozess ist komplett individuell definierbar. Vom „Vier-Augenprinzip“ über mehrstufige Freigabeprozesse ist alles möglich.

Rechnungen können vorab auch per Anmerkungen weitergeleitet werden, um vor dem Freigabeprozess eventuelle Fragen zum Dokument zu klären. Fehlerhafte Rechnungen können einfach per Knopfdruck abgelehnt werden und an den Einkauf zur Prüfung zurückgeschickt werden.

Revisionssichere Archivierung und automatische Übergabe an die Buchhaltung

Nach erfolgreicher Freigabe erfolgt die automatische Übergabe in die Buchhaltung. Das Dokument wird revisionssicher archiviert und ist jederzeit über das System einsehbar.

Wie gewohnt vom modernen GSD Dokumentenmanagement können alle Rechnungen dank der automatischen Zuordnung auch in Adressen, Vorgängen oder Projekten gefunden werden. Enorme Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit über alle Adressen und Projekte sind die Folge.

Viele weitere Funktionen und Prozesse können mit Hilfe der eigenen Entwicklungsumgebung individuell abgebildet werden. Gerne besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen – kostenlos und unverbindlich.

Die wichtigsten Workflow-Funktionalitäten im Überblick

Scan-Funktionalität
Volltexterkennung mit OCR
Regelbasierte Formulare (RBF)
Belegerkennung und -verarbeitung (BuV)
Regelbasierete Prozessssteuerung (RBPS)

Exklusive Informationen über Digitalisierung, Prozessoptimierung und Automatisierung

In unserem Blog erfahren Sie alles Wichtige, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

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