Digitales Rechnungsmanagement - einfach, sicher, automatisiert!
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§ Elektronische Rechnungsstellung wird 2025 zur Pflicht in Deutschland
Verwalten Sie Rechnungen digital, sparen Sie Zeit und senken Sie Ihre Kosten – mit dem GSD Rechnungseingangs-Workflow
Der GSD Rechnungseingangs-Workflow verringert Ihren Aufwand bei der Erfassung und Verteilung eingehender Belege auf ein Minimum. Eingangsrechnungen lassen sich automatisiert oder manuell u.a. zugehörigen Adressen, Bestellungen und Artikeln zuordnen.
Durch die integrierte Workflow-Funktionalität definieren Sie Standardabläufe bei Ihrem Rechnungseingangsprozess und erledigen Routineaufgaben somit deutlich schneller.
Die durchgängigen Funktionen für die Rechnungserfassung, regelbasierte Formulare, die Belegerkennung und -verarbeitung sowie die regelbasierte Prozesssteuerung erleichtern Ihren Arbeitstag und helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesssicherheit beim Rechnungseingang zu erhöhen.
Rechnungen automatisch erfassen, bearbeiten und archivieren
Durchlauf-Prozesse automatisieren und strukturieren
Manuellen Aufwand reduzieren
Papierbedarf minimieren
Kosten nachhaltig senken
Der Rechnungseingangs-Workflow im digitalen Rechnungsmanagement
Rechnungseingang
Digitalisierung
Scan
Erkennung
(OCR)
Zuordnung
Workflow
Steuerung
Archivierung
Digitaler Rechnungseingang und -erfassung
Rechnungen können auf verschiedenen Wegen in Ihrem Unternehmen eintreffen. Während postalische Rechnungen digitalisiert (eingescannt) werden müssen, können elektronisch eingehende Rechnungen direkt vom System erkannt und bearbeitet werden.
Der GSD Rechnungseingangs Workflow kann eingehende elektronische Rechnungen anhand verschiedener Merkmale erkennen. Eine Erkennung kann auf Basis der Betreffzeile oder Eingangsadresse einer E-Mail erfolgen (z.B. „invoice@”).
Werden mehrere Eingangsrechnungen per Stapel-Scan direkt nacheinander eingelesen, können diese, anhand vorgegebener Trenn-Kennzeichen, automatisch in die einzelnen Belege zerlegt werden.
Automatische Belegerkennung und Verarbeitung
Anhand von Merkmalen der Rechnungen können die Dokumente zu bestehenden Lieferantenadressen zugeordnet werden. Wiederkehrende Lieferanten verwenden in der Regel Rechnungen im gleichen Format. Für diesen Fall lassen sich im System, zur Erhöhung der Erkennungsqualität, Texterkennungsformulare für einzelne Lieferanten anlegen.
Auf Basis dieser Vorlagen ist die OCR (automatische Texterkennung) in der Lage, Informationen und Positionen aus Rechnungen auszulesen.
Das System ist ebenfalls in der Lage, vollkommen automatisiert Bestellbelege und Rechnungen zu vergleichen, um Diskrepanzen bei Positionen (z.B. Bestellmenge) sofort zu erkennen.
Freigabeprozess im Rechnungseingangs-Workflow
Jede erfasste Rechnung kann in einem globalen Rechnungsordner gesammelt oder dem verantwortlichen Mitarbeiter in den Eingangsordner gesendet werden. Über Rechte und Sicherheiten wird festgelegt, welche Mitarbeiter überhaupt Rechnungen oder Ordner einsehen dürfen.
Verantwortliche Mitarbeiter werden direkt aus dem Dokument ausgelesen oder sind zentral in der Lieferantenadresse hinterlegt. Somit wird festgelegt, welcher Mitarbeiter den Freigabeprozess initiieren darf.
Der Freigabeprozess ist komplett individuell definierbar. Vom „Vier-Augenprinzip“ über mehrstufige Freigabeprozesse ist alles möglich.
Rechnungen können vorab auch per Anmerkungen weitergeleitet werden, um vor dem Freigabeprozess eventuelle Fragen zum Dokument zu klären. Fehlerhafte Rechnungen können einfach per Knopfdruck abgelehnt werden und an den Einkauf zur Prüfung zurückgeschickt werden.
Revisionssichere Archivierung und automatische Übergabe an die Buchhaltung
Nach erfolgreicher Freigabe erfolgt die automatische Übergabe in die Buchhaltung. Das Dokument wird revisionssicher archiviert und ist jederzeit über das System einsehbar.
Wie gewohnt vom modernen GSD Dokumentenmanagement können alle Rechnungen dank der automatischen Zuordnung auch in Adressen, Vorgängen oder Projekten gefunden werden. Enorme Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit über alle Adressen und Projekte sind die Folge.
Die wichtigsten Workflow-Funktionalitäten unseres Rechnungsmanagements im Überblick
Scan-Funktionalität
Volltexterkennung mit OCR
Regelbasierte Formulare (RBF)
Belegerkennung und -verarbeitung (BuV)
Regelbasierete Prozessssteuerung (RBPS)
