Qualitätsmanagement-Aufgaben mittels Dokumentenversionierung und -lenkung meistern
„Wie stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen immer die gültigen, aktuellen Dokumente verfügbar sind?“, lautet eine Standardfrage im Qualitätsmanagement-Audit. Hilfreich kann bei der Bewältigung einer solchen Aufgabe eine Dokumentenmanagement Lösung sein, welche die Anforderungen der Dokumentenversionierung und -lenkung durchgängig unterstützt und dabei die Vorgaben der neuen ISO 9001:2015 erfüllt.
Egal ob Managementhandbücher, Kundendokumente, Normen oder Verträge:
Alle Arten von Dokumenten sollten in einem Unternehmen elektronisch verwaltet und im besten Fall versioniert sowie zwischen den Abteilungen verteilt und gelenkt werden können. Der Dokumententyp, z.B. PDF-Dateien, Office Dokumente oder Bilder sollte dabei keine Rolle spielen.
Vorteile durch den Einsatz einer DMS Lösung mit Dokumentenversionierung und -lenkung:
- Kein Aufwand für gedruckte und per Papier verteilte Dokumente
- Automatische transparente Nachweisführung über elektronische Verteilung, Empfang und Statusänderung jeder Version
- Steuern und Protokollieren der Prüf- und Freigabeprozesse durch Workflow-Definition
- Einfaches Suchen und Finden von Dokumenten über Kategorien und Filter in Kombination mit Volltextsuche
Audit-Anforderungen erfüllen mit DOCUframe
Durch die Nutzung von elektronischen Links entstehen mit der GSD Dokumentenmanagement Lösung DOCUframe keine unkontrollierten Kopien. Der Verwendung von alten, ungültigen Versionen wird vorgebeugt. Die DOCUframe Module zur Dokumentenversionierung und -lenkung liefern eine vollständige transparente Nachweisführung, welche die Antwort auf jede Auditfrage zur Dokumentenlenkung gibt und Forderungen der neuen ISO 9001:2015 nach sog. „dokumentierter Information“ zielführender erfüllt.
Diese Fragen werden beantwortet:
- gültig ab …,
- geprüft von …,
- empfangen am … /von …
- gelesen am … /von …
- bestätigt am … /von …
- verwendet am … /von …
Qualitätsmanagement Unterstützung
Die DOCUframe Dokumentenversionierung und -lenkung verfügt über Funktionen, die essentiell für jedes funktionierende Qualitätsmanagement sind. Über Container können sämtliche erstellte Versionen eines Dokumentes eingesehen werden. Die elektronische Verteilung an Abteilungen und Mitarbeiter wird ebenso dokumentiert wie der Empfang und die Verwendung von Versions-dokumenten. Es kann somit sichergestellt werden, dass keine alten, ungültigen Versionen im betrieblichen Umlauf sind. Durch elektronische Verknüpfungen wird ausschließlich auf aktuelle Versionen zugegriffen.