Eingangsrechnungsworkflow und Archivierung mit DOCUframe von GSD-Software®
Die Stadtwerke Emmendingen GmbH vertraut auf die Dokumentenmanagement Software DOCUframe von GSD Software®, um ihre Eingangsrechnungen zentral einzuscannen, zu verwalten, zu prüfen, freizugeben und zu archivieren.
DOCUframe ist die zentrale Steuerungsstelle für den kompletten Workflow der Eingangsrechnungsbearbeitung. Das System steuert alle Prozesse vom Einscannen, Prüfen und Freigeben bis hin zum Verteilen an die zuständigen Fachabteilungen. Als revisionssicheres Archiv beantwortet DOCUframe alle Abfragen und Recherchen zu gebuchten Eingangsrechnungen und deren Freigabeprozessen.
Die Stadtwerke Emmendingen suchten ein hochintegriertes System als Ersatz für das bisherige papiergebundene System der Rechnungsprüfung und -freigabe. Lange Umlaufzeiten, Nichtausnutzung der Skontofristen, fehlende Transparenz, hohe Kosten sowie unzufriedene Mitarbeiter und Lieferanten sollten vermie- den werden. Das Ziel der Stadtwerke war es, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, den Papieraufwand zu reduzieren und durch den Einsatz eines DMS-/Archiv-Systems einen papierlosen Belegumlauf herzustellen. Zudem sollten Automatismen und Eskalationsstufen die Besonderheiten der Prozesse und Strukturen der Stadtwerke unterstützen.
Hohe Flexibilität und hervorragendes Preis/Leistungs-Verhältnis (ROI)
Die hohe Grundfunktionalität der Informations- und Kommunikationsplattform DOCUframe erfüllte bereits große Teile der komplexen Anforderungen der Stadtwerke. Die Flexibilität, der überschaubare Programmieraufwand und die vielen individuell anpassbaren Module, wie z.B. das Eingangsrechnungsmodul des GSD Partners Heizmann Systemhaus GmbH aus Emmendingen, halfen bei der Entscheidung für DOCUframe. Daneben überzeugte DOCUframe im Preis-/Leistungsverhältnis gegenüber namhaften Mitbewerbern.
Nutzenargumente, die überzeugen – das Projekt im Überblick
Enorme Transparenz
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Eine vollständig integrierte Lösung
Nachhaltiger Umgang mit Ressourcen
Prozessoptimierung und -sicherheit
Schneller Bezahlen, Ausnutzen der Skontofristen, Auskunftsfähigkeiten im Spannungsfeld zwischen internen und externen IT-Strukturen und Standorten
Die Besonderheiten der Stadtwerke Emmendingen über zwei Standorte und ein externes Hostsystem für das Rechnungswesen zu verfügen, werden durch DOCUframe in allen Bereichen unterstützt. Ziel war es, den elektronischen Belegtransfer per E-Mail zu allen Arbeitsplätzen sicherzustellen, egal ob extern oder intern. Die Anforderung der Stadtwerke bestand darin, hierfür die vorhandene Microsoft Exchange-Infrastruktur zu nutzen. Dank der flexiblen Möglichkeiten von DOCUframe konnte dies dem Kundenwunsch entsprechend realisiert werden. Der DOCUframe E-Mail Server sendet die Mails mit Belegen zum Exchange Server und holt eingehende Mails von dort ab. Rückmeldungen der Prüfer werden automatisch wieder nach DOCUframe übertragen. Dadurch ist die Buchhaltung jederzeit über den Status jeder Eingangsrechnung informiert und kann ohne Zeitverlust sofort reagieren.
Den Papierfluss reduzieren und Dokumente einfach und schnell im Archiv wiederfinden!
Schnelles und einfaches Wiederfinden von Dokumenten oder auch das rasche Weitersenden einer Rechnung per E-Mail sind nur zwei der zahlreichen Vorteile für die Stadtwerke Emmendingen GmbH. Neben der Ablage der Rechnung im Archiv beim Geschäftspartner bietet die Volltextsuche von DOCUframe die Möglichkeit, nach Serien-, Geräte- und Chargennummern, Projekt- und Vorgangsdaten oder nach Beträgen in allen Dokumenten zu suchen.
Bessere Ausnutzung der Ressourcen, zufriedene Mitarbeiter und Lieferanten
Rechnungen werden nun innerhalb kürzester Zeit komplett verarbeitet. Die Automatisierung reduziert Fehler und sorgt für hohe Transparenz in den Prozessen. Die Mitarbeiter müssen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit Rückfragen, Dateneingaben oder der Erstellung von Kopien verbringen.
Effizienteres Arbeiten und ein digitaler Belegumlauf ohne Papierlaufmappen
DOCUframe ist bei der Stadtwerke Emmendingen GmbH seit Herbst 2013 als integriertes Archiv- und Dokumentenmanagement- System u.a. zur internen Weiterverarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen im Einsatz. Die Stadtwerke ließen sich bei der Einführung durch das GSD Partnerunternehmen Heizmann Systemhaus GmbH aus Emmendingen unterstützen. Die realisierte Softwarelösung hat sich komplett in den Arbeitsablauf eingefügt und sorgt für wesentliche Erleichterungen und viel schnelleres Arbeiten, da die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Belegen vollständig ohne Papierlaufmappen bewältigt wird.
Für die Zukunft plant das Unternehmen aus Emmendingen die Erweiterung der Software durch neue Funktionen zur Usability- Optimierung und ein komplettes Asset Management. Man ist sich einig, dass die Einführung von DOCUframe die richtige Entscheidung war. Das Unternehmen hat den großen Sprung von handgeschriebenen Listen und Excel-Tabellen zu einem vollständig integrierten System mit Scan- und Freigabe-Management sowie integriertem Versand per E-Mail erfolgreich bewältigt.
Umweltschonende Energieversorgung höchster Qualität in Emmendingen und Umgebung
Die am 1. Januar 2005 gegründete Stadtwerke Emmendingen GmbH ist ein innovativer Energieversorger und Dienstleister, der vor allem auf umweltschonende Maßnahmen und hervorragenden vor-Ort-Service baut. Um die Bewohner von Emmendingen und Umgebung bestmöglich mit Energie und Wasser versorgen zu können, bieten die Stadtwerke Emmendingen GmbH Ökostrom-, Erdgas-, Fernwärme- und Trinkwasserversorgung mit allen dazugehörigen Dienstleistungen aus einer Hand an. Die Betreuung der Kunden erfolgt dabei persönlich oder telefonisch im hauseigenen Kundencenter und reicht von der Beantwortung technischer Fragen bis hin zur Planung von neuen Heizungsanlagen. Das Thema Umweltschutz wird dabei großge- schrieben: Die Stadtwerke Emmendingen tragen mit vielen Projekten und Ideen zum Klimaschutz bei.