Schnittstellen: So bleiben Ihr ERP und DMS anschlussfähig

In diesem Artikel richten wir den Fokus auf das Thema Schnittstellen, damit diese sich nicht zur Sackgasse in Sachen Zukunftsfähigkeit entwickeln.

Viele ältere ERP- oder DMS-Systeme sind über Jahre mit dem Unternehmen gewachsen. Mit der Zeit kamen viele Updates, Erweiterungen und Anbindungen zu Kunden und Lieferanten hinzu. Das Ergebnis ist eine heterogene IT-Landschaft, mit der das Team täglich arbeitet. Zig Software-Schnittstellen ermöglichen und regeln den Austausch von Kommandos und Daten zwischen verschiedenen Prozessen und Komponenten. Dazu gehören:

• Kommunikation wie E-Mail, Fax, Drucker, Scanner, etc.
• Interne Verarbeitungsprogramme: CAD, Finanzbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung, etc.
• Datenkataloge: BMEcat, Datanorm, etc.
• Externe Datenformate: für Webshops, EDIFACT, GAEB, etc.
• Hardwaresysteme: Festplatten, USB, Server etc.

Viele Schnittstellen bedeuten leider viele Fehlerquellen. Allein die regelmäßigen Aktualisierungen von Seiten der Hersteller sorgen für Risikofaktoren, die jede IT-Abteilung kennt:

• Jeder Hardwarehersteller liefert eigene Updates für seine Hardwaretreiber. Mit jedem Update sind neue Fehlfunktionen möglich, zum Beispiel beim Drucken.
• Auch die Programmhersteller kümmern sich um regelmäßige Updates. Hat ein Update Auswirkungen auf eine Schnittstelle, so liefert die Schnittstelle möglicherweise Fehler.

Kurz: Je mehr Schnittstellen ein System bedient, desto höher ist die Fehleranfälligkeit und somit auch die Kosten, die Schnittstellen aktuell zu halten. Und je mehr die Schnittstelle von einem vordefinierten Standard abweicht, desto höher ist der Pflegeaufwand für die Schnittstelle – vor allem, wenn es um weitere Individualsoftware, wie individuelle ACCESS-Lösungen und ähnliches geht.

Speziell für ERP-Systeme gilt: Je mehr Funktionalität eine angebundene Applikation selbst ausführt, desto höher ist der Klärungsbedarf zwischen den beiden Systemen. Ein Beispiel ist die WWS-Funktionalität im Web-Shop. Und je weniger die Partnerseite ihre Schnittstelle dokumentiert, desto höher ist der Pflegeaufwand, das System 24/7 am Laufen zu halten.

Das sind die typischen Herausforderungen für die Wartung von Schnittstellen in ERP- und DMS-Systemen:

• Vielfältigkeit der Ausprägung: Jede Schnittstelle ist anders
• Technische Komplexität: Oft „Black Box“
• Komplexität des Datenflusses: Oft „Black Box“
• Verzahnung von Geschäftsprozessen und IT: Koordination mit den Fachbereichen erforderlich
• Unklare Verantwortlichkeiten an Systemgrenzen: Koordination erforderlich
• Unvollständige Dokumentation von Schnittstellen: Zusatzaufwand erforderlich

Eine Alternative zu heterogenen Systemen sind integrierte Systeme, die eine Kernabdeckung aller betriebswirtschaftlichen, wertschöpfungsorientierten Programme und Funktionen mit sich bringen. Sie verursachen deutlich weniger Schnittstellenkosten.

Eine gewisse Zahl an Schnittstellen lässt sich natürlich nicht vermeiden. Dennoch können Unternehmen in diesem Bereich folgendes beachten:

• Vermeiden Sie Schnittstellen von zu vielen Drittanbietern. Versuchen Sie stattdessen, möglichst viele Schnittstellen in der Hand eines Anbieters zu belassen.
• Um die Fehlersuche und Nachvollziehbarkeit zu erleichtern und die Robustheit Ihres ERP-Systems zu stärken, sollten Schnittstellen zwei Qualitätskriterien erfüllen: 1. Fehlerursachen werden schnell erkannt und lassen sich möglichst leicht korrigieren (Stichwort: Fehlerprotokoll) 2. Die Schnittstelle ist offen und flexibel. Anpassungen sind mit eigenen Mitteln möglich, um etwa Drittsysteme anzubinden. Offen heißt, dass der Schnittstellen-Code für Partner und Sie als Kunden verfügbar ist. Wenn etwa Ihr Logistiker seine Software verändert, sollte Ihr Unternehmen in der Lage sein, die Schnittstellen so abzuwandeln, dass der Datenaustausch weiterhin funktioniert.