Emails archivieren

1. Rechtliche und organisatorische Aspekte der Email Archivierung

Die Zahl in Unternehmen eingehender Emails nimmt in Deutschland jährlich zu. Teilweise haben Mitarbeiter in Firmen mit täglich zwischen 100 und 1000 Emails zu kämpfen. Ebenso steigen die mit der Mail Flut verbundenen Herausforderungen für die Unternehmen und deren Mitarbeiter. Nicht nur organisatorisch, sondern auch rechtlich ergeben sich Anforderungen, die nur mit einer hierfür geeigneten Archivierungssoftware und dem richtigen Umgang mit dieser zu bewältigen sind. Was also muss ein Unternehmen beachten, das vor der Herausforderung steht, sämtliche ein- und ausgehenden Emails zu archivieren?

2. Eingehende Emails über Workflow steuern

Um den Überblick zu behalten und die eingehenden Mails später auch schnellstmöglich wiederzufinden, empfiehlt es sich, eine Archivierungssoftware mit entsprechenden Workflowfeatures einzuführen. (Teil-) automatisiert können auf diese Weise die Mails an zuständige Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet werden. Mit der geeigneten Software ist es z.B. möglich, über hinterlegte Workflows, die Emails anhand vordefinierter Kriterien automatisiert den zugehörigen Adressen, Projekten oder Vorgängen zuzuordnen. Dies dient der Transparenz und reduziert den Arbeitsaufwand.

3. Langzeitarchivierung: Emails archivieren und Revisionssicherheit gewährleisten

Für die Langzeitarchivierung geschäftlicher Emails existieren in Deutschland strenge rechtliche Vorgaben. So müssen gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) alle steuerlich relevanten Emails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, über einen Zeitraum von mindestens sechs Jahren revisionssicher archiviert werden. Für andere steuerlich relevante Emails müssen sogar Fristen von zehn Jahren eingehalten werden.

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen regeln darüber hinaus die Art und Weise des Zugriffes auf die Speichersysteme der Unternehmen.

4. Empfehlung: eine integrierte Lösung

Mit einer integrierten Kommunikationslösung, die den rechtlichen Anforderungen an die Email Archivierung gerecht wird, schlägt der Unternehmer zwei Fliegen mit einer Klappe: Er gewährleistet Rechtssicherheit bei der Archivierung und er optimiert die betrieblichen Abläufe. Letzteres erreicht er durch in die Archivierungslösung integrierte Komponenten wie Workflow-Werkzeuge, Collaboration-Funktionalitäten oder Möglichkeiten zur Anbindung mobiler Endgeräte. Die Email Archivierung wird somit zum Email Management und das Unternehmen optimiert neben der notwendigen Erfüllung rechtlicher Vorgaben auch die betrieblichen Abläufe der Kommunikation mit nur einem System.