Bilosa – simplicity in vision

Das 1977 gegründete Unternehmen Bilosa Handels GmbH vertreibt hochwertige optische Produkte wie Kontaktlinsen, Pflegemittel, Kosmetik, Zubehör, Schießbrillen und optische Geräte für den Fachhandel als Großhändler an alle ca. 2000 Optiker und Augenärzte in Österreich. Auch auf Deutschland und Norditalien soll das Vertriebsgebiet in den nächsten Jahren ausgeweitet werden.

Nutzenargumente, die überzeugen – das Projekt im Überblick

Vor dem Projekt: Unmengen von Artikeln und viele Insellösungen

Vor der Einführung der GSD Lösung wurde jede Merkmalskombination mit einer Artikelnummer versehen. Hierdurch entstand eine enorm hohe Anzahl an Artikeln im System. Die große Herausforderung bestand darin, diesen über 100.000 Artikel umfassenden Artikelstamm so weit wie möglich zu reduzieren. Dafür sollten verschiedene Kontaktlinsen-Merkmale einschließlich unterschiedlicher Ausprägungen definiert werden. Daneben war für die Firma Bilosa eine Neuanlage von Artikeln im eigenen Haus nicht möglich. Aufgrund der Struktur konnte auch der eigene Webshop nicht mit der Warenwirtschaft verknüpft werden und Online- Bestellungen somit nicht direkt im ERP erfasst werden. Mit dem Einsatz der GSD Komplettlösung sollten diese Herausforderungen schnellst- und bestmöglich behoben werden. Eine neue, komplett integrierte Systemlandschaft war das Ziel.

Optimierter Prozessfluss mit der GSD Komplettlösung

Mit dem Einsatz der GSD Lösungen ERPframe, DOCUframe, DATAframe und FIBUframe konnten bestehende Unternehmensprozesse deutlich effizienter und transparenter gestaltet werden. Der Artikelstamm an Kontaktlinsen wurde von über 100.000 Artikeln auf weniger als 500 Artikel reduziert. Eine exakte Chargen-Rückverfolgung jeder Kontaktlinsenbox wird nun mit Hilfe einer Einzelchargen-Verwaltung realisiert. Durch das Zusammenspiel der GSD Lösungen ist es möglich, Preise und Rabattvereinbarungen einfach einzusehen und zu pflegen. Kommissionierungen via Barcode-Scanner und automatische Übermittlung von Bestellungen (EDI) an die wichtigsten Lieferanten helfen dabei, den Bestellprozess zu optimieren. Gleichzeitige Archivierung sämtlicher Dokumente via DOCUframe minimiert den Papieraufwand und spart Arbeitszeit.

Um eine durchgängige Bestellabwicklung zu ermöglichen, haben die zuständigen GSD Mitarbeiter den bestehenden Webshop mit der ERPframe Warenwirtschaft verknüpft. Bestellungen über den Webshop werden somit ebenfalls direkt in ERPframe erfasst und in DOCUframe revisionssicher archiviert.

Verschiedene Verwaltungskriterien können in ERPframe definiert und angewendet werden. So werden jetzt 15 Kontaktlinsenmerkmale im Artikelstamm sowie im Lagerbestand aufgeführt. Mehrere Produktlinien mit unterschiedlicher Preisgestaltung und Bezeichnungen werden jeweils über eine Artikelnummer admini- striert. So kann beispielsweise nach dem Mindesthaltbarkeitsdatum einer Kontaktlinsenpackung gesucht und gefiltert werden.

Eine funktionierende, einheitliche Softwarelandschaft und kompetente Betreuung durch GSD-Software®

Seit 2013 arbeitet die Bilosa Handels GmbH dank dem flexiblen Lösungsportfolio von GSD-Software® deutlich effizienter. Die GSD Lösungen DOCUframe für Dokumentenmanagement, ERPframe für Produktionsplanung und Warenwirtschaft, DATAframe für Reporting und Controlling und FIBUframe für die Finanzbuchhaltung ergänzen sich ideal und sorgen dafür, dass bei der Firma Bilosa deutlich schneller und effizienter gearbeitet werden kann. Durch die genaue Nachvollziehbarkeit der gesamten Prozesskette von Bestellung über Wareneingang bis Warenausgang und Gutschrift sowie die Transparenz über die Losnummern behält die Bilosa Handels GmbH stets den Überblick über den Warenfluss.

Mit der integrierten, flexiblen Entwicklungsumgebung sind Änderungen zu 100% releasefähig. Das System bleibt somit immer auf dem aktuellen Stand. Eventuell auftretende Fehler werden schnellstmöglich von den GSD Mitarbeitern behoben – individuelle Anpassungen kurzer Hand vorgenommen. Es sei eine solide Basis für eine verlässliche Kooperation mit GSD geschaffen worden. „Die zuständigen GSD Mitarbeiter bearbeiten anstehende Fälle professionell und prompt“, erklärt Geschäftsführerin Andrea Paulweber. Gezielte und schnelle Abwicklung von Anfragen und Wünschen bilden die Grundlage für die hervorragende Zusammenarbeit von Bilosa und GSD-Software®.