Suchen und Finden von Dokumenten – mit intelligentem Wissensmanagement die Dokumentenflut beherrschen

1. Klassische Archivierung: Informationsflut und Chaos im Dokumentendschungel
2. Warum digitale Archivierung noch lange kein Dokumentenmanagement ist
3. Intelligentes Wissensmanagement durch den Einsatz von DMS Software

1. Klassische Archivierung: Warum immer mehr Unternehmen vor Dokumenten- und Informationsflut kapitulieren

Immer mehr Unternehmen wechseln von der klassischen papiergebundenen Archivierung auf ein digitales Archiv. Die Gründe dafür liegen auf der Hand:

Dokumente und Daten gelangen täglich über immer heterogenere Kanäle in Unternehmen. Der Arbeits- und Verwaltungsaufwand steigt. Die von vielen Unternehmen geführten Papierarchive müssen mit enormer Sorgfalt verwaltet werden. Andernfalls sind Informations- und Datenverluste vorprogrammiert. Es kommt zuweilen vor, dass Mitarbeiter ausschließlich für das Archivieren und Suchen von Dokumenten eingesetzt werden. Neben den Druck- und Lagerkosten fällt vor allem eben dieser Zeitaufwand ins Gewicht, welcher beim Suchen und Wiederfinden von Dokumenten entsteht.

Unternehmen, die auf lokale, digitale Archivierung setzen, können die oben angesprochenen Ressourcen deutlich entlasten. Eine Unterscheidung zwischen einfacher digitaler Archivierung und intelligentem Dokumentenmanagement ist aber dennoch unabdingbar.

2. Warum digitale Archivierung noch lange kein Dokumentenmanagement ist

Von klassischer Archivierung (Papierform) auf digitale Archivierung umzusteigen, ist der erste Schritt zu einem platzsparenden und kostengünstigeren Archiv. Doch das simple Digitalisieren von Dokumenten ist bei weitem noch nicht mit erfolgreichem Dokumentenmanagement gleichzusetzen. Die von Betriebssystemen implementierte Suchfunktion erleichtert zwar das Finden von Dokumenten im Vergleich zum Papierarchiv ungemein, jedoch ist diese nicht annähernd so funktional wie es für Dokumentenmanagement Systeme bereits im Standard üblich ist. Eine Verschlagwortung von Dateien ist ebenfalls nur begrenzt möglich, genauso wie die Vermeidung von Dubletten, Erstellung von Vorgängen, elektronische Verlinkung von Dokumenten mit Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen oder Projekten.

Moderne, intelligente Dokumentenmanagement Software liefert all diese und viele Funktionen mehr. Jeder weiß, wie mühselig es sein kann, eine dringend benötigte Datei auf seinem Rechner zu finden. Vor allem wenn man sich nicht an den genauen Namen des Dokumentes erinnert. Dieses Manko stellt Unternehmen vor allem vor folgendes Problem…

… Archivierung und Revisionssicherheit: Dokumente rechtssicher zu archivieren, ist ohne entsprechende Software sehr schwierig und kritisch zu betrachten…

Mit einer vollständig integrierten DMS und Wissensmanagement Lösung kann Abhilfe geleistet werden.

3. Intelligentes Dokumentenmanagement: Revisionssichere Archivierung und umfassendes Wissensmanagement durch den Einsatz von Dokumentenmanagement Software

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf elektronische Archiv- und Dokumentenmanagement Systeme. Folgende Anforderungen, die ohne entsprechende DMS Software nur sehr schwer gewährleistet werden können, sind dabei entscheidend:

• Inhalte müssen unverändert und fälschungssicher gespeichert werden
• Inhalte müssen durch Suche wiederzufinden sein
• Alle Aktionen müssen aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert werden

Betrachtet man diese grundlegenden Aspekte der Revisionssicherheit, wird deutlich, warum der Einsatz von Dokumentenmanagement Lösungen Unternehmen nicht nur das Arbeiten erleichtert, sondern diese auch rechtssicher unterstützt.

Neben den Möglichkeiten zur gesetzeskonformen revisionssicheren Archivierung liefern DMS Lösungen auch die bereits o.g. erweiterten Such- und Verwaltungsfunktionen. Dokumente können beispielsweise verschlag wortet und gleichzeitig Lieferanten, Projekten, Vorgängen oder Adressen zugeordnet werden. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente zwar an mehreren Orten im System auffindbar sind, jedoch mittels Verlinkungen nur ein einziges Mal in der Datenbank existieren. Die Datenbankgröße wird somit möglichst geringgehalten und gleichzeitig die Auffindbarkeit von Dokumenten erhöht. Des Weiteren kann über die erweiterte Suchfunktion im Sinne des Wissensmanagements gezielt nach Dokumententypen, Schlagwörtern oder Teilen des Dokumentennamens gesucht werden.

Bezogen auf das Fallbeispiel, das in Punkt 2 genannt wurde, wird deutlich, dass man ohne DMS Software nahezu keine Chance hat, Dokumente, an deren Namen man sich nicht mehr erinnern kann, wieder zu finden. Mit intelligenter Wissensmanagement Software kann es bereits genügen, sich z.B. an ein Projekt, einen Ansprechpartner oder das Unternehmen zu erinnern, das Bezug zum gesuchten Dokument hat.

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