Mehr als ein DMS: DOCUframe ist Ihr digitales Büro in einem System.
DOCUframe bringt Struktur in Dokumente, Aufgaben und Kommunikation, es vereint den gesamten Alltag mit allen Aufgaben Ihres Unternehmens in einer Oberfläche. Damit Ihr Team fokussiert und reibungslos arbeiten kann und nichts mehr verloren geht.
Alle Vorgänge. Kein Durcheinander. Ein System. DOCUframe.
DOCUframe vereint, was im Arbeitsalltag zusammengehört – Dokumentenmanagement, E-Mail-Kommunikation, Aufgabenverwaltung, Groupware, Kalender, Wiedervorlage, Projektsteuerung und sogar eine schlanke Warenwirtschaft. Statt zwischen Tools zu springen, arbeiten Sie auf einer gemeinsamen Oberfläche: E-Mails werden Vorgängen zugeordnet, Aufgaben mit Dokumenten verknüpft, Freigaben automatisiert gesteuert. Alle Informationen sind da, wo sie gebraucht werden – im richtigen Kontext, zur richtigen Zeit. DOCUframe ist keine Insellösung, sondern die verbindende Plattform für mittelständische Unternehmen, die mehr wollen als nur Ablage: Transparenz, Verlässlichkeit und Struktur.
DOCUframe kann weit mehr als nur Dokumentenmanagement.
DOCUframe liefert über den funktionalen Standard hinaus viele weitere Module, mit denen Sie Ihre Prozesse optimieren können. Starten Sie mit Ihren Kernprozessen und erweitern Sie Ihr System schrittweise und sicher zu Ihrer integrierten Komplettlösung für Information und Kommunikation.
Personal-Zeiterfassung (PZE)
Vertrags-Management
Abwesenheits-Antrag
Ticket-System
Objektakte
Zoom- & Teams-Integration
Rechnungs-Eingangs-Workflow
Aufgaben-Management
Unsere Funktionen auf einem Blick
Dokumentenmanagement & Archivierung
DOCUframe sorgt für eine rechtssichere, revisionssichere Archivierung aller Unternehmensdokumente – von der Eingangsrechnung bis zur Personalakte. Die Dokumente werden automatisch abgelegt, versioniert und im Kontext von Projekten, Vorgängen oder Adressen gespeichert. Volltextsuche, OCR und strukturierte Ablage machen das Wiederfinden einfach. Zugriffsrechte und Protokollierung sorgen für volle Nachvollziehbarkeit.
CRM / Adress- & Kontaktmanagement
Alle Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten an einem Ort: Im CRM-Modul werden Kontakte zentral verwaltet und automatisch mit Dokumenten, Mails, Aufgaben oder Projekten verknüpft. Die Kommunikationshistorie ist jederzeit einsehbar, inklusive Anruferkennung und CTI-Anbindung. So entsteht ein klarer Blick auf jede Beziehung – für Vertrieb, Service und Projektarbeit.
E-Mail- & Kommunikationsmanagement
Mit dem integrierten Mailclient wird die Kommunikation Teil des Vorgangs: E-Mails werden automatisch Adressen oder Projekten zugeordnet und können in Aufgaben überführt werden. Gruppenkalender, Aufgabenübersicht und Vorlagen unterstützen die Zusammenarbeit. Serienmails und Eskalationslogiken sorgen für Reaktionssicherheit und Transparenz im Team.
„Mein Arbeitsalltag verteilt sich auf Mails, Aufgaben, Dokumente, Termine und Wiedervorlagen – alles an unterschiedlichen Stellen. Oft fehlte die Struktur und der Überblick ging schnell verloren.“
Sophie Neumann
Office Managerin / Assistenz der Geschäftsführung
Workflow- & Prozesssteuerung
Wiederkehrende Abläufe werden über regelbasierte Workflows gesteuert. Ob mehrstufige Freigaben, Eskalationen oder automatische Aufgabenverteilung: DOCUframe bildet Ihre internen Prozesse digital ab – effizient, nachvollziehbar und entlastend. Fristen, Wiedervorlagen und Ampellogik sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
Projekt- & Vorgangsmanagement
Projekte werden in DOCUframe übersichtlich strukturiert: mit Zeitachsen, Aufgaben, Zuständigkeiten und Dokumentation. Vorgänge lassen sich nachverfolgen, von der Angebotserstellung bis zur Auslieferung. Alle Informationen bleiben im Kontext – für transparente Übergaben und reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg.
Aufgaben- & Terminverwaltung
Persönliche und gemeinsame Aufgaben, Wiedervorlagen und Gruppentermine werden direkt in DOCUframe organisiert. Aufgaben lassen sich gezielt zuweisen, inklusive Frist, Status und Erinnerungsfunktion. Wiederkehrende Abläufe können automatisiert werden, Eskalationen sind integriert. So entsteht Klarheit über Zuständigkeiten und Fortschritt.
„Wenn Frau Berger einen Termin braucht, muss es schnell gehen und vor allem stimmen. Oft fehlte der Überblick: Aufgaben, Fristen und Kalender standen in keinem Zusammenhang und ich musste ständig nachfragen, um den aktuellen Stand herauszufinden.“
Sophie Neumann
Assistenz der Geschäftsführung
Warenwirtschaft (optional)
Von der Angebotserstellung bis zur Rechnung: Mit der integrierten „kleinen“ Warenwirtschaftslösung bearbeiten Sie alle kaufmännischen Belege direkt im System. Lagerbestände, Seriennummern, Preisvereinbarungen und Versandprozesse werden mit abgebildet. Ideal für Unternehmen mit einfachen ERP-Anforderungen. Und Sie können zu jedem Zeitpunkt unsere vollintegriebare und extrem leistungsfähige große ERP-Lösung integrieren, wenn Sie größere Anforderungen haben.
Personal- & Zeiterfassung (mit Zusatzmodul PZE)
Arbeitszeiten werden per Terminal oder App erfasst und können direkt Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Zutrittsrechte sind dokumentiert und steuerbar. Das Modul unterstützt sowohl HR-Prozesse als auch das Projektcontrolling.
Controlling & Reporting (mit DATAframe)
Kennzahlen sichtbar machen: Mit dem integrierten Reporting erstellen Sie Auswertungen über Projekte, Kunden, Belege oder Lagerdaten. Dashboards, Ampellogiken und Drill-down-Analysen machen Trends und Risiken frühzeitig sichtbar. So behalten Sie Ihre Prozesse, Kosten und Ziele im Blick – für fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen.
„Gerade im Mittelstand geht es nicht um zusätzliche Tools, sondern um Klarheit im Arbeitsalltag. Genau das schafft DOCUframe. Es vereint Dokumente, Aufgaben und Kommunikation in einer Oberfläche.“
Bastian Rebhan
Geschäftsführer bei GSD Software
Passt DOCUframe zu uns?
„Wir haben schon ein DMS oder ERP …“
Das ist kein Hindernis – im Gegenteil. DOCUframe lässt sich flexibel in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Viele unserer Kunden nutzen das System zunächst ergänzend, etwa für Dokumentenmanagement oder Aufgabensteuerung. Wenn Sie möchten, kann DOCUframe auch bestehende Systeme schrittweise ersetzen – modular, ohne Bruch und mit voller Datensicherheit. Gemeinsam finden wir den Weg, der zu Ihrer Organisation passt.
„Ist das nicht zu komplex?“
DOCUframe wächst mit Ihnen. Wir starten mit den Prozessen, die für Sie wirklich relevant sind, und bauen das System Schritt für Schritt gemeinsam aus. Unsere Berater begleiten Sie eng, sprechen Ihre Sprache und denken vom Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden aus. So entsteht eine Lösung, die funktioniert – nicht auf dem Papier, sondern im echten Leben.
„Nur für große Unternehmen?“
Nein. DOCUframe wurde von Anfang an für die Anforderungen des Mittelstands entwickelt – mit Fokus auf Flexibilität, Klarheit und Alltagstauglichkeit. Ob 50 oder 200 Mitarbeitende: Entscheidend ist, dass Sie Ihre Abläufe strukturieren und digitalisieren wollen. Unsere Kunden kommen aus unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensgrößen – mit einem gemeinsamen Ziel: besser arbeiten.
„Wie lange dauert die Einführung?“
Nicht länger als nötig. Wir setzen auf ein modulares Vorgehen: Zuerst erfassen wir gemeinsam Ihre Kernprozesse, dann starten wir schlank – mit einem klaren Fokus und ohne monatelange Vorprojekte. Dabei begleiten wir Sie eng, schulen Ihre Mitarbeitenden und sorgen dafür, dass alle schnell und sicher mit dem System arbeiten können.
„Passen unsere speziellen Abläufe überhaupt hinein?“
Ja. Und genau das ist einer der größten Vorteile von DOCUframe: Statt Ihre Prozesse an ein starres System anzupassen, gestalten wir das System so, dass es Ihre Arbeitsweise abbildet – aber klarer, strukturierter und effizienter. Und wenn sich Ihre Anforderungen ändern, passt sich DOCUframe an – nicht umgekehrt.
„Sind unsere Daten sicher?“
Ja. DOCUframe erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit – inklusive GoBD- und DSGVO-Konformität. Die Archivierung ist revisionssicher, alle Zugriffe sind protokolliert, die Zugriffsrechte fein steuerbar. Wir arbeiten ausschließlich mit deutschen Rechenzentren und geben Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten.
„Können wir das überhaupt betreuen?“
Sie müssen keine IT-Abteilung aufbauen, um DOCUframe erfolgreich zu nutzen. Wir unterstützen Sie im laufenden Betrieb, schulen Ihre Administratoren und sorgen für einen stabilen, wartungsarmen Alltag. Und wenn Sie es wünschen, übernehmen wir auch den technischen Betrieb – damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.
„Wie viel kostet das?“
DOCUframe ist ein Invest in Struktur, Transparenz und Produktivität – und damit in die Zukunft Ihres Unternehmens. Die Kosten hängen von Ihrem Nutzungsumfang ab – Sie zahlen nur, was Sie wirklich brauchen. Unser Vertrieb kalkuliert fair, modular und nachvollziehbar. Wir finden gemeinsam die Lösung, die zu Ihrem Budget passt.
„Was, wenn wir später mehr brauchen?“
Kein Problem. DOCUframe ist so konzipiert, dass Sie jederzeit neue Module, Prozesse oder Benutzer hinzufügen können – ohne Medienbrüche oder Datenmigrationen. Vom kleinen Einstieg bis zur unternehmensweiten Plattform ist alles möglich. Sie entscheiden, wann und wie es weitergeht.
„Und was sagen Ihre Kunden?“
Unsere Kunden sagen: Es funktioniert. Weil es nicht um Technik geht, sondern um Klarheit im Alltag. Weil unsere Berater zuhören. Und weil sich mit DOCUframe endlich all das abbilden lässt, was in anderen Systemen nur mit Notlösungen ging. Viele Kunden arbeiten seit über 10 Jahren erfolgreich mit uns – und entwickeln das System gemeinsam mit uns weiter.
Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, was zu Ihrer Organisation passt.
Auch unterwegs Teil des Ganzen – mit der DOCUframe App
Dokumente freigeben, Aufgaben erledigen, Termine prüfen oder Rückfragen klären – viele Dinge müssen nicht warten, bis man zurück am Schreibtisch ist. Mit der DOCUframe App greifen Sie sicher auf Vorgänge, Dokumente, Projekte und Kalender zu – mobil, browserfähig und eingebunden in Ihre gewohnten Strukturen. Keine Zusatzlösung, kein Medienbruch – sondern dieselbe Ordnung, auch unterwegs.
Prozesse lassen sich gestalten – wir tun das gemeinsam
Wer Prozesse verbessern will, braucht kein starres System, sondern eines, das mitdenkt. DOCUframe passt sich an die Strukturen Ihres Unternehmens an – nicht umgekehrt. Wir analysieren gemeinsam, wo der größte Hebel liegt, und starten genau dort. Ob es um die Ablage, Aufgabenverteilung, Projektsteuerung oder Freigaben geht – wir helfen, Abläufe zu durchdenken, zu vereinfachen und so zu gestalten, dass sie im Alltag funktionieren.
Das Ziel: weniger Reibung, mehr Klarheit – und Prozesse, die wirklich tragen.